Tietosuojaseloste

Kaltio Rent Oy, Y-tunnus 3619915-4, Sähköposti: info@kaltiorent.fi.

Voimme käsitellä vuokraajan, yritysasiakkaan yhteyshenkilöiden ja edustajien sekä lisäkuljettajien nimi-, yhteys- ja tunnistamistietoja, syntymäaikaa tai henkilötunnusta silloin kun se on tarpeen, yrityksen Y-tunnusta, henkilöllisyystodistuksen tietoja, ajo-oikeutta ja ajokorttitietoja, vuokrasopimukseen ja ajoneuvoon liittyviä tietoja, maksu- ja laskutustietoja, viestintää, ajoneuvon kuntoa koskevia kuvia ja tarkastustietoja sekä vahinkoihin, vakuutusasioihin, sakkoihin, pysäköintimaksuihin, palautukseen ja perintään liittyviä tietoja. Henkilötunnuksia, henkilöllisyystodistusten numeroita ja muita tunnistetietoja kerätään ja tallennetaan vain tarpeellisin ja lain sallimin osin. Henkilöllisyys ja ajo-oikeus tarkistetaan ensisijaisesti ilman asiakirjan kuvaamista tai kopioimista; tarpeettomia tunnuksia, asiakirjanumeroita tai kuvia ei tallenneta. Ajokortin tai henkilöllisyystodistuksen kuvaa ei oteta tai säilytetä, jos tarkoitus voidaan kohtuudella saavuttaa vähemmän henkilötietoja käsittelemällä. Jos henkilöllisyysasiakirjan kuvaaminen on dokumentoidun tarpeellisuusarvion ja soveltuvan tietosuojaoikeudellisen perusteen nojalla välttämätöntä, kuva säilytetään Kaltio Rent Oy:n Google Workspace -yritystilin Google Drivessa rajatuin käyttöoikeuksin. Puhelimeen jäänyt alkuperäinen kuva ja muut tarpeettomat kopiot poistetaan turvallisen siirron jälkeen.

Henkilötietojen käsittely ei perustu yleiseen vuokrasopimuksen allekirjoittamisella annettuun suostumukseen. Kunkin käsittelytarkoituksen oikeusperuste määräytyy erikseen. Yksityisasiakkaan tarpeellisia yhteys-, tunnistamis-, ajo-oikeus-, sopimus-, ajoneuvo-, maksu- ja viestintätietoja käsitellään sopimuksen valmistelua, tekemistä ja täytäntöönpanoa, luovutusta, palautusta ja asiakasviestintää varten yleisen tietosuoja-asetuksen 6(1)(b) artiklan perusteella siltä osin kuin henkilö itse on sopimuksen osapuoli tai sopimusta edeltävät toimet tehdään hänen pyynnöstään. Yritysasiakkaan yhteyshenkilö ja edustaja sekä lisäkuljettaja eivät välttämättä ole vuokrasopimuksen osapuolia. Heidän tarpeellisten yhteys-, tunnistamis- ja ajo-oikeustietojensa käsittely asioinnin ja kuljettajan hyväksynnän hoitamiseksi voi perustua 6(1)(f) artiklan mukaiseen oikeutettuun etuun vasta, kun tarkoitus, tarpeellisuus sekä rekisteröidyn oikeuksien ja etujen tasapaino on arvioitu ja dokumentoitu. Sopimusperustetta ei sovelleta heihin automaattisesti. Henkilötunnusta voidaan käsitellä asiakkaan yksiselitteiseen yksilöintiin vuokraustoiminnassa vain Suomen tietosuojalain 29 §:n edellytyksin. Henkilöllisyyttä ei todenneta pelkällä henkilötunnuksella eikä henkilötunnuksen ja nimen yhdistelmällä. Laskutukseen ja maksujen hoitoon käytettäviä tarpeellisia asiakas- ja maksutietoja käsitellään soveltuvin osin sopimuksen täytäntöönpanemiseksi. Kirjanpito- ja viranomaisvelvoitteiden edellyttämä käsittely perustuu 6(1)(c) artiklaan kyseisen lakisääteisen velvoitteen laajuudessa. Vahinko-, vakuutus-, saatava-, väärinkäytös- ja riita-asioiden yhteydessä tarpeellisia asianosaisten tietoja, viestintää ja näyttöaineistoa käsitellään kunkin asian tarkoituksen ja henkilöaseman mukaisella perusteella. Peruste voi olla soveltuva lakisääteinen velvoite tai arvioitu ja dokumentoitu oikeutettu etu omaisuuden suojaamiseen, väärinkäytösten ehkäisyyn, saatavien perintään tai oikeusvaateiden laatimiseen, esittämiseen tai puolustamiseen. Sopimusperustetta käytetään vain sen edellytysten täyttyessä. Henkilöllisyysasiakirjan kuva edellyttää aina erillistä dokumentoitua tarpeellisuus- ja oikeusperustearviota; allekirjoitus tai muu yleinen perustelause ei yksin oikeuta kuvaamiseen.

Tiedot saadaan ensisijaisesti vuokraajalta ja lisäkuljettajilta. Lisäkuljettajalle annetaan tietosuojaseloste ennen ajoluvan hyväksymistä. Kun lisäkuljettajan tai yritysasiakkaan yhteyshenkilön tietoja saadaan muualta kuin häneltä itseltään, Kaltio Rent Oy huolehtii yleisen tietosuoja-asetuksen 14 artiklan mukaisesta informoinnista. Tarvittaessa tietoja voidaan saada myös viranomaisilta, vakuutusyhtiöiltä, pysäköinninvalvonnasta, perintätoimistolta, korjaamolta, hinaus- tai tiepalveluyritykseltä tai muulta vuokraukseen, vahinkoon tai saatavan selvittämiseen liittyvältä taholta.

Tietoja luovutetaan tai annetaan käsiteltäväksi vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen. Vastaanottajia voivat olla viranomaiset, vakuutusyhtiöt, pysäköinninvalvontayhtiöt, perintätoimistot, korjaamot, hinaus- ja tiepalveluyritykset sekä Kaltio Rent Oy:n käyttämät maksu-, kirjanpito-, IT-, pilvi-, viestintä- ja muut palveluntarjoajat. Palveluntarjoajat käsittelevät tietoja sopimusten ja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Jos Kaltio Rent Oy:n käyttämä palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella, siirto toteutetaan soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti esimerkiksi Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen tai asianmukaisten suojatoimien, kuten vakiosopimuslausekkeiden, perusteella. Lisätietoja kansainvälisissä siirroissa käytettävistä suojatoimista saa pyynnöstä osoitteesta info@kaltiorent.fi.

Mahdollista henkilöllisyysasiakirjan kuvaa säilytetään vain niin kauan kuin sen käsittely on tarpeellista ja sille on voimassa oleva tietosuojaoikeudellinen peruste. Kuva poistetaan, kun sen dokumentoitu käsittelytarve päättyy, ja viimeistään kuuden (6) kuukauden kuluttua vuokrasopimuksen päättymisestä. Kuvaa voidaan säilyttää tätä pidempään ainoastaan silloin, kun yksilöity keskeneräinen vahinko-, riita- tai muu vastaava asia edellyttää juuri kyseisen kuvan säilyttämistä ja käsittelylle on edelleen lainmukainen peruste. Pidemmän säilyttämisen syy, tarpeellisuus ja uudelleenarvioinnin ajankohta dokumentoidaan. Säilyttämisen tarpeellisuutta arvioidaan uudelleen asian käsittelyn aikana, ja kuva poistetaan viipymättä, kun peruste pidempään säilyttämiseen päättyy. Muita tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen vuokrasopimuksen, maksujen, vahinko- ja vakuutusasioiden, mahdollisten oikeusvaateiden sekä lakisääteisten kirjanpito- ja muiden velvoitteiden hoitamiseksi. Kuvien enimmäisaika ei koske kaikkia sopimus-, lasku- tai kirjanpitoaineistoja.

Rekisteröidyllä on soveltuvan lainsäädännön mukaisesti oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihinsa ja pyytää virheellisten tietojen oikaisua. Tilanteesta riippuen rekisteröidyllä voi olla oikeus pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista, vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä sekä saada itse toimittamansa tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, kun lain edellytykset täyttyvät. Oikeuksia koskevan pyynnön voi lähettää osoitteeseen info@kaltiorent.fi. Kaltio Rent Oy voi pyytää tarpeellisia lisätietoja pyynnön esittäjän henkilöllisyyden varmistamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi), jos hän katsoo henkilötietojensa käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Kaltio Rent Oy ei tee tässä selosteessa kuvattuihin henkilötietoihin perustuvia automatisoituja yksittäispäätöksiä tai profilointia, joilla olisi rekisteröityyn oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

Vuokrasopimuksen tekeminen edellyttää niiden henkilötietojen antamista, jotka ovat tarpeen asiakkaan tunnistamiseksi, ajo-oikeuden varmistamiseksi sekä sopimuksen, maksujen ja ajoneuvon luovutuksen hoitamiseksi. Jos välttämättömiä tietoja ei anneta, Kaltio Rent Oy ei välttämättä voi tehdä vuokrasopimusta tai luovuttaa ajoneuvoa.