Privacy Notice

Kaltio Rent Oy, Business ID 3619915-4, Email: info@kaltiorent.fi.

We may process the name, contact and identification details of the Renter, business customer contact persons and representatives, and additional drivers, date of birth or personal identity code where necessary, Business ID, identity document details, driving entitlement and driving licence information, rental agreement and vehicle information, payment and invoicing data, communications, vehicle condition photographs and inspection information, and information relating to damage, insurance matters, fines, parking charges, vehicle return and debt collection. Personal identity codes, identity document numbers and other identifiers are collected and retained only where necessary and lawful. Identity and driving entitlement are primarily verified without photographing or copying the document; unnecessary identifiers, document numbers or images are not retained. A driving-licence or identity-document photograph is not taken or retained where the purpose can reasonably be achieved by processing less personal data. Where photographing an identity document is necessary on the basis of a documented necessity assessment and an applicable lawful basis for processing, the photograph is stored in Kaltio Rent Oy's Google Workspace business Google Drive with restricted access rights. The original photograph remaining on the phone and any other unnecessary copies are deleted after secure transfer.

Processing of personal data is not based on a general consent implied by signing the rental agreement. The lawful basis is determined separately for each processing purpose. Necessary contact, identification, driving-entitlement, agreement, vehicle, payment and communication data of a private customer is processed to prepare, enter into and perform the agreement, manage handover and return, and communicate with the customer under Article 6(1)(b) of the General Data Protection Regulation, to the extent that the person is a party to the agreement or pre-contractual steps are taken at that person's request. A business customer's contact person or representative and an additional driver are not necessarily parties to the rental agreement. Processing their necessary contact, identification and driving-entitlement data to manage the business relationship and approve drivers may rely on legitimate interests under Article 6(1)(f) only after the purpose, necessity and balance with the data subject's rights and interests have been assessed and documented. The contractual basis does not apply to them automatically. A personal identity code may be processed for unambiguous identification of a customer in rental activities only subject to section 29 of the Finnish Data Protection Act. Identity is never verified solely by a personal identity code or by that code combined with a name. Necessary customer and payment data used for invoicing and payment administration is processed for performance of the agreement where applicable. Processing required for accounting and authority-related obligations is based on Article 6(1)(c) to the extent of the relevant legal obligation. Necessary data of the persons involved, communications and evidence relating to damage, insurance, receivables, misuse and disputes is processed on a basis appropriate to the purpose and the person's role in each matter. The basis may be an applicable legal obligation or an assessed and documented legitimate interest in protecting property, preventing misuse, collecting receivables or establishing, exercising or defending legal claims. The contractual basis is used only where its requirements are met. An identity-document photograph always requires a separate documented necessity and lawful-basis assessment; a signature or general statement of purpose does not, by itself, authorise photography.

Personal data is obtained primarily from the Renter and additional drivers. Additional drivers receive the Privacy Notice before authorisation to drive. Where an additional driver’s or business contact person’s data is obtained from another source, Kaltio Rent Oy provides the information required by Article 14 of the General Data Protection Regulation. Where necessary, information may also be obtained from authorities, insurance companies, parking control companies, collection agencies, repair shops, towing or roadside-assistance providers, or another party involved in the rental, an incident or the investigation of a receivable.

Personal data is disclosed or made available for processing only to the extent necessary. Recipients may include authorities, insurance companies, parking control companies, collection agencies, repair shops, towing and roadside-assistance providers, and payment, accounting, IT, cloud, communications and other service providers used by Kaltio Rent Oy. Service providers process data in accordance with their agreements and applicable data protection law.

If a service provider used by Kaltio Rent Oy processes personal data outside the European Economic Area, the transfer will be carried out in accordance with applicable data protection law, for example on the basis of a European Commission adequacy decision or appropriate safeguards such as standard contractual clauses. Further information about the safeguards used for international transfers is available on request at info@kaltiorent.fi.

Any photograph of an identity document is retained only for as long as its processing remains necessary and a valid lawful basis for processing exists. The photograph is deleted when its documented necessity ends and, in any event, no later than six (6) months after the rental agreement ends. Retention beyond this period is permitted only where a specifically identified unresolved damage claim, dispute or comparable matter requires retention of that particular photograph and a lawful basis for continued processing remains applicable. The reason for extended retention, its necessity and the date for reassessment are documented. The continued need for retention is reviewed during the handling of the matter, and the photograph is deleted without undue delay once the grounds for extended retention cease. Other personal data is retained only for as long as necessary for the rental agreement, payments, damage and insurance matters, potential legal claims and statutory accounting or other obligations. The maximum period for photographs does not apply to all agreement, invoice or accounting records.

Subject to applicable law, you have the right to access your personal data and request correction of inaccurate data. Depending on the circumstances, you may also have the right to request erasure or restriction of processing, object to processing based on legitimate interests and receive personal data you have provided in a portable format where the legal requirements are met. Requests can be sent to info@kaltiorent.fi. Kaltio Rent Oy may request additional information reasonably necessary to verify the identity of the person making the request.

You have the right to lodge a complaint with the Office of the Data Protection Ombudsman in Finland (tietosuoja.fi) if you consider that the processing of your personal data infringes data protection law. Kaltio Rent Oy does not use the personal data described in this notice for automated individual decision-making or profiling that produces legal effects or similarly significant effects on you.

Entering into a rental agreement requires the personal data necessary to identify the customer, verify driving entitlement and manage the agreement, payments and handover of the vehicle. If the required information is not provided, Kaltio Rent Oy may be unable to enter into the rental agreement or hand over the vehicle.

Kaltio Rent Oy, Y-tunnus 3619915-4, Sähköposti: info@kaltiorent.fi.

Voimme käsitellä vuokraajan, yritysasiakkaan yhteyshenkilöiden ja edustajien sekä lisäkuljettajien nimi-, yhteys- ja tunnistamistietoja, syntymäaikaa tai henkilötunnusta silloin kun se on tarpeen, yrityksen Y-tunnusta, henkilöllisyystodistuksen tietoja, ajo-oikeutta ja ajokorttitietoja, vuokrasopimukseen ja ajoneuvoon liittyviä tietoja, maksu- ja laskutustietoja, viestintää, ajoneuvon kuntoa koskevia kuvia ja tarkastustietoja sekä vahinkoihin, vakuutusasioihin, sakkoihin, pysäköintimaksuihin, palautukseen ja perintään liittyviä tietoja. Henkilötunnuksia, henkilöllisyystodistusten numeroita ja muita tunnistetietoja kerätään ja tallennetaan vain tarpeellisin ja lain sallimin osin. Henkilöllisyys ja ajo-oikeus tarkistetaan ensisijaisesti ilman asiakirjan kuvaamista tai kopioimista; tarpeettomia tunnuksia, asiakirjanumeroita tai kuvia ei tallenneta. Ajokortin tai henkilöllisyystodistuksen kuvaa ei oteta tai säilytetä, jos tarkoitus voidaan kohtuudella saavuttaa vähemmän henkilötietoja käsittelemällä. Jos henkilöllisyysasiakirjan kuvaaminen on dokumentoidun tarpeellisuusarvion ja soveltuvan tietosuojaoikeudellisen perusteen nojalla välttämätöntä, kuva säilytetään Kaltio Rent Oy:n Google Workspace -yritystilin Google Drivessa rajatuin käyttöoikeuksin. Puhelimeen jäänyt alkuperäinen kuva ja muut tarpeettomat kopiot poistetaan turvallisen siirron jälkeen.

Henkilötietojen käsittely ei perustu yleiseen vuokrasopimuksen allekirjoittamisella annettuun suostumukseen. Kunkin käsittelytarkoituksen oikeusperuste määräytyy erikseen. Yksityisasiakkaan tarpeellisia yhteys-, tunnistamis-, ajo-oikeus-, sopimus-, ajoneuvo-, maksu- ja viestintätietoja käsitellään sopimuksen valmistelua, tekemistä ja täytäntöönpanoa, luovutusta, palautusta ja asiakasviestintää varten yleisen tietosuoja-asetuksen 6(1)(b) artiklan perusteella siltä osin kuin henkilö itse on sopimuksen osapuoli tai sopimusta edeltävät toimet tehdään hänen pyynnöstään. Yritysasiakkaan yhteyshenkilö ja edustaja sekä lisäkuljettaja eivät välttämättä ole vuokrasopimuksen osapuolia. Heidän tarpeellisten yhteys-, tunnistamis- ja ajo-oikeustietojensa käsittely asioinnin ja kuljettajan hyväksynnän hoitamiseksi voi perustua 6(1)(f) artiklan mukaiseen oikeutettuun etuun vasta, kun tarkoitus, tarpeellisuus sekä rekisteröidyn oikeuksien ja etujen tasapaino on arvioitu ja dokumentoitu. Sopimusperustetta ei sovelleta heihin automaattisesti. Henkilötunnusta voidaan käsitellä asiakkaan yksiselitteiseen yksilöintiin vuokraustoiminnassa vain Suomen tietosuojalain 29 §:n edellytyksin. Henkilöllisyyttä ei todenneta pelkällä henkilötunnuksella eikä henkilötunnuksen ja nimen yhdistelmällä. Laskutukseen ja maksujen hoitoon käytettäviä tarpeellisia asiakas- ja maksutietoja käsitellään soveltuvin osin sopimuksen täytäntöönpanemiseksi. Kirjanpito- ja viranomaisvelvoitteiden edellyttämä käsittely perustuu 6(1)(c) artiklaan kyseisen lakisääteisen velvoitteen laajuudessa. Vahinko-, vakuutus-, saatava-, väärinkäytös- ja riita-asioiden yhteydessä tarpeellisia asianosaisten tietoja, viestintää ja näyttöaineistoa käsitellään kunkin asian tarkoituksen ja henkilöaseman mukaisella perusteella. Peruste voi olla soveltuva lakisääteinen velvoite tai arvioitu ja dokumentoitu oikeutettu etu omaisuuden suojaamiseen, väärinkäytösten ehkäisyyn, saatavien perintään tai oikeusvaateiden laatimiseen, esittämiseen tai puolustamiseen. Sopimusperustetta käytetään vain sen edellytysten täyttyessä. Henkilöllisyysasiakirjan kuva edellyttää aina erillistä dokumentoitua tarpeellisuus- ja oikeusperustearviota; allekirjoitus tai muu yleinen perustelause ei yksin oikeuta kuvaamiseen.

Tiedot saadaan ensisijaisesti vuokraajalta ja lisäkuljettajilta. Lisäkuljettajalle annetaan tietosuojaseloste ennen ajoluvan hyväksymistä. Kun lisäkuljettajan tai yritysasiakkaan yhteyshenkilön tietoja saadaan muualta kuin häneltä itseltään, Kaltio Rent Oy huolehtii yleisen tietosuoja-asetuksen 14 artiklan mukaisesta informoinnista. Tarvittaessa tietoja voidaan saada myös viranomaisilta, vakuutusyhtiöiltä, pysäköinninvalvonnasta, perintätoimistolta, korjaamolta, hinaus- tai tiepalveluyritykseltä tai muulta vuokraukseen, vahinkoon tai saatavan selvittämiseen liittyvältä taholta.

Tietoja luovutetaan tai annetaan käsiteltäväksi vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen. Vastaanottajia voivat olla viranomaiset, vakuutusyhtiöt, pysäköinninvalvontayhtiöt, perintätoimistot, korjaamot, hinaus- ja tiepalveluyritykset sekä Kaltio Rent Oy:n käyttämät maksu-, kirjanpito-, IT-, pilvi-, viestintä- ja muut palveluntarjoajat. Palveluntarjoajat käsittelevät tietoja sopimusten ja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Jos Kaltio Rent Oy:n käyttämä palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella, siirto toteutetaan soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti esimerkiksi Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen tai asianmukaisten suojatoimien, kuten vakiosopimuslausekkeiden, perusteella. Lisätietoja kansainvälisissä siirroissa käytettävistä suojatoimista saa pyynnöstä osoitteesta info@kaltiorent.fi.

Mahdollista henkilöllisyysasiakirjan kuvaa säilytetään vain niin kauan kuin sen käsittely on tarpeellista ja sille on voimassa oleva tietosuojaoikeudellinen peruste. Kuva poistetaan, kun sen dokumentoitu käsittelytarve päättyy, ja viimeistään kuuden (6) kuukauden kuluttua vuokrasopimuksen päättymisestä. Kuvaa voidaan säilyttää tätä pidempään ainoastaan silloin, kun yksilöity keskeneräinen vahinko-, riita- tai muu vastaava asia edellyttää juuri kyseisen kuvan säilyttämistä ja käsittelylle on edelleen lainmukainen peruste. Pidemmän säilyttämisen syy, tarpeellisuus ja uudelleenarvioinnin ajankohta dokumentoidaan. Säilyttämisen tarpeellisuutta arvioidaan uudelleen asian käsittelyn aikana, ja kuva poistetaan viipymättä, kun peruste pidempään säilyttämiseen päättyy. Muita tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen vuokrasopimuksen, maksujen, vahinko- ja vakuutusasioiden, mahdollisten oikeusvaateiden sekä lakisääteisten kirjanpito- ja muiden velvoitteiden hoitamiseksi. Kuvien enimmäisaika ei koske kaikkia sopimus-, lasku- tai kirjanpitoaineistoja.

Rekisteröidyllä on soveltuvan lainsäädännön mukaisesti oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihinsa ja pyytää virheellisten tietojen oikaisua. Tilanteesta riippuen rekisteröidyllä voi olla oikeus pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista, vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä sekä saada itse toimittamansa tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, kun lain edellytykset täyttyvät. Oikeuksia koskevan pyynnön voi lähettää osoitteeseen info@kaltiorent.fi. Kaltio Rent Oy voi pyytää tarpeellisia lisätietoja pyynnön esittäjän henkilöllisyyden varmistamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi), jos hän katsoo henkilötietojensa käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Kaltio Rent Oy ei tee tässä selosteessa kuvattuihin henkilötietoihin perustuvia automatisoituja yksittäispäätöksiä tai profilointia, joilla olisi rekisteröityyn oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

Vuokrasopimuksen tekeminen edellyttää niiden henkilötietojen antamista, jotka ovat tarpeen asiakkaan tunnistamiseksi, ajo-oikeuden varmistamiseksi sekä sopimuksen, maksujen ja ajoneuvon luovutuksen hoitamiseksi. Jos välttämättömiä tietoja ei anneta, Kaltio Rent Oy ei välttämättä voi tehdä vuokrasopimusta tai luovuttaa ajoneuvoa.