Privacy Notice

Kaltio Rent Oy, Business ID 3619915-4, Email: info@kaltiorent.fi.

We may process the name, contact and identification details of the Renter and additional drivers, date of birth or personal identity code where necessary, Business ID, identity document details, driving entitlement and driving licence information, rental agreement and vehicle information, payment and invoicing data, communications, vehicle condition photographs and inspection information, and information relating to damage, insurance matters, fines, parking charges, vehicle return and debt collection. A photograph of a driving licence or identity document is taken only where necessary and where the purpose cannot reasonably be achieved by processing less personal data.

Personal data is processed to enter into and perform the rental agreement, verify identity and driving entitlement, manage handover and return of the vehicle, invoice and collect payments, communicate with customers and investigate damage, insurance and dispute matters. In these situations, processing is primarily based on performance of the agreement or steps taken before entering into it. Data is also processed to comply with legal obligations, including accounting and authority-related obligations. In addition, Kaltio Rent Oy may process necessary data on the basis of its legitimate interests in protecting its property, preventing misuse, collecting receivables and establishing, exercising or defending legal claims.

Personal data is obtained primarily from the Renter and additional drivers. Where necessary, information may also be obtained from authorities, insurance companies, parking control companies, collection agencies, repair shops, towing or roadside-assistance providers, or another party involved in the rental, an incident or the investigation of a receivable.

Personal data is disclosed or made available for processing only to the extent necessary. Recipients may include authorities, insurance companies, parking control companies, collection agencies, repair shops, towing and roadside-assistance providers, and payment, accounting, IT, cloud, communications and other service providers used by Kaltio Rent Oy. Service providers process data in accordance with their agreements and applicable data protection law.

If a service provider used by Kaltio Rent Oy processes personal data outside the European Economic Area, the transfer will be carried out in accordance with applicable data protection law, for example on the basis of a European Commission adequacy decision or appropriate safeguards such as standard contractual clauses. Further information about the safeguards used for international transfers is available on request at info@kaltiorent.fi.

Photographs taken of a driving licence and/or identity document will be deleted no later than six (6) months after the rental agreement has ended, unless an ongoing investigation relating to payments, damage, collection, breach of contract, authority matters or other rights or obligations arising from the agreement requires longer retention. Other personal data is retained only for as long as necessary for the rental agreement, payments, damage and insurance matters, potential legal claims and statutory accounting or other obligations.

Subject to applicable law, you have the right to access your personal data and request correction of inaccurate data. Depending on the circumstances, you may also have the right to request erasure or restriction of processing, object to processing based on legitimate interests and receive personal data you have provided in a portable format where the legal requirements are met. Requests can be sent to info@kaltiorent.fi. Kaltio Rent Oy may request additional information reasonably necessary to verify the identity of the person making the request.

You have the right to lodge a complaint with the Office of the Data Protection Ombudsman in Finland (tietosuoja.fi) if you consider that the processing of your personal data infringes data protection law. Kaltio Rent Oy does not use the personal data described in this notice for automated individual decision-making or profiling that produces legal effects or similarly significant effects on you.

Entering into a rental agreement requires the personal data necessary to identify the customer, verify driving entitlement and manage the agreement, payments and handover of the vehicle. If the required information is not provided, Kaltio Rent Oy may be unable to enter into the rental agreement or hand over the vehicle.

Kaltio Rent Oy, Y-tunnus 3619915-4, Sähköposti: info@kaltiorent.fi.

Voimme käsitellä vuokraajan ja lisäkuljettajien nimi-, yhteys- ja tunnistamistietoja, syntymäaikaa tai henkilötunnusta silloin kun se on tarpeen, yrityksen Y-tunnusta, henkilöllisyystodistuksen tietoja, ajo-oikeutta ja ajokorttitietoja, vuokrasopimukseen ja ajoneuvoon liittyviä tietoja, maksu- ja laskutustietoja, viestintää, ajoneuvon kuntoa koskevia kuvia ja tarkastustietoja sekä vahinkoihin, vakuutusasioihin, sakkoihin, pysäköintimaksuihin, palautukseen ja perintään liittyviä tietoja. Ajokortista tai henkilöllisyystodistuksesta otetaan kuva vain silloin, kun se on tarpeen eikä tarkoitusta voida kohtuudella saavuttaa vähemmän henkilötietoja käsittelemällä.

Henkilötietoja käsitellään vuokrasopimuksen tekemiseksi ja täyttämiseksi, henkilöllisyyden ja ajo-oikeuden varmistamiseksi, ajoneuvon luovutuksen ja palautuksen hoitamiseksi, maksujen laskuttamiseksi ja perimiseksi, asiakasviestintää varten sekä vahinko-, vakuutus- ja riita-asioiden selvittämiseksi. Näissä tilanteissa käsittely perustuu pääosin sopimuksen täytäntöönpanoon tai sopimusta edeltäviin toimiin. Tietoja käsitellään myös lakisääteisten velvoitteiden, kuten kirjanpito- ja viranomaisvelvoitteiden, täyttämiseksi. Lisäksi Kaltio Rent Oy voi käsitellä tarpeellisia tietoja oikeutetun etunsa perusteella omaisuutensa suojaamiseksi, väärinkäytösten ehkäisemiseksi, saatavien perimiseksi ja oikeusvaateiden laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Tiedot saadaan ensisijaisesti vuokraajalta ja lisäkuljettajilta. Tarvittaessa tietoja voidaan saada myös viranomaisilta, vakuutusyhtiöiltä, pysäköinninvalvonnasta, perintätoimistolta, korjaamolta, hinaus- tai tiepalveluyritykseltä tai muulta vuokraukseen, vahinkoon tai saatavan selvittämiseen liittyvältä taholta.

Tietoja luovutetaan tai annetaan käsiteltäväksi vain siinä laajuudessa kuin se on tarpeen. Vastaanottajia voivat olla viranomaiset, vakuutusyhtiöt, pysäköinninvalvontayhtiöt, perintätoimistot, korjaamot, hinaus- ja tiepalveluyritykset sekä Kaltio Rent Oy:n käyttämät maksu-, kirjanpito-, IT-, pilvi-, viestintä- ja muut palveluntarjoajat. Palveluntarjoajat käsittelevät tietoja sopimusten ja soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Jos Kaltio Rent Oy:n käyttämä palveluntarjoaja käsittelee henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella, siirto toteutetaan soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti esimerkiksi Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen tai asianmukaisten suojatoimien, kuten vakiosopimuslausekkeiden, perusteella. Lisätietoja kansainvälisissä siirroissa käytettävistä suojatoimista saa pyynnöstä osoitteesta info@kaltiorent.fi.

Ajokortista ja/tai henkilöllisyystodistuksesta otetut kuvat poistetaan viimeistään kuuden (6) kuukauden kuluttua vuokrasopimuksen päättymisestä, ellei maksuihin, vahinkoihin, perintään, sopimusrikkomuksiin, viranomaisasioihin tai muihin sopimuksesta johtuviin oikeuksiin tai velvollisuuksiin liittyvä selvittely edellytä pidempää säilytystä. Muita tietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen vuokrasopimuksen, maksujen, vahinko- ja vakuutusasioiden, mahdollisten oikeusvaateiden sekä lakisääteisten kirjanpito- ja muiden velvoitteiden hoitamiseksi.

Rekisteröidyllä on soveltuvan lainsäädännön mukaisesti oikeus saada pääsy omiin henkilötietoihinsa ja pyytää virheellisten tietojen oikaisua. Tilanteesta riippuen rekisteröidyllä voi olla oikeus pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista, vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä sekä saada itse toimittamansa tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen, kun lain edellytykset täyttyvät. Oikeuksia koskevan pyynnön voi lähettää osoitteeseen info@kaltiorent.fi. Kaltio Rent Oy voi pyytää tarpeellisia lisätietoja pyynnön esittäjän henkilöllisyyden varmistamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi), jos hän katsoo henkilötietojensa käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista. Kaltio Rent Oy ei tee tässä selosteessa kuvattuihin henkilötietoihin perustuvia automatisoituja yksittäispäätöksiä tai profilointia, joilla olisi rekisteröityyn oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia.

Vuokrasopimuksen tekeminen edellyttää niiden henkilötietojen antamista, jotka ovat tarpeen asiakkaan tunnistamiseksi, ajo-oikeuden varmistamiseksi sekä sopimuksen, maksujen ja ajoneuvon luovutuksen hoitamiseksi. Jos välttämättömiä tietoja ei anneta, Kaltio Rent Oy ei välttämättä voi tehdä vuokrasopimusta tai luovuttaa ajoneuvoa.